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Claves de una secretaria virtuosa

Ser secretaria es algo serio y benéficioso para la empresa. En un momento de corrupción y crisis, es fundamental realzar la realidad del secretariado de dirección, una función que con virtudes puede cambiar la misma empresa.

 "Siempre me lo decía mi padre: los secretarios son los que cortan el bacalao." 

Las amplias competencias y facultades que desde hace años disponen los profesionales del management assistance y en general las secretarias de Dirección, ya que como se afirma en sus páginas, en la actualidad no son ya meros “ejecutores” de órdenes e indicaciones, sino más bien “ejecutivos” colaboradores muy estrechos del equipo directivo. 

 Y en momentos de crisis, ¿por qué reviste tanta importancia la figura del secretariado de dirección?

Ante la actual crisis económica, ha vuelto a ponerse de manifiesto la prioridad de la formación y el reciclaje de manera muy particular en los ámbitos empresariales. 

¿Qué es lo que constituye la "excelencia personal"? 

Un equipo de mujeres y hombres que trabajen “virtuosamente” generan un concentrado de sinergias que terminan configurando empresas y organizaciones hasta convertirlas en excelentes. 

La imagen corporativa de la empresa es la suma de la calidad personal de quienes trabajan en ella. Una empresa vale lo que valen sus hombres. La “excelencia personal” se sustenta sobre tres pilares: “Competencia profesional, nivel cultural y categoría humana”. 

¿"Crecer como persona" siendo secretaria es distinto de hacerlo siendo un jefe?

Siendo asistentes, secretarias ejecutivos, etc., la laboriosidad, la discreción, la lealtad y las demás virtudes, se encuadran en el marco de quien es colaborador o colaboradora muy estrecha de los directivos. Las virtudes coinciden con los de los “jefes”. Pero el modo concreto como esos valores se realizan presenta características propias y diferentes a las de quienes dispongan de la definitiva capacidad de decisión: un ayudante de dirección, una secretaria o secretario ejecutivo no tiene las competencias de un Consejo de Administración. O de la Directora o Director General de una empresa.

Estar de mal humor afila la inteligencia y hace pensar con más claridad

Un estudio australiano sobre las emociones publicado en la revista "Science" concluye que estar de mal humor hace pensar con más claridad. Según la investigación, i en contraste con las personas que siempre parecen felices, las malhumoradas son "mejores" a la hora de tomar decisiones ya que son menos crédulas. "Mientras la jovialidad fomenta la creatividad, la melancolía facilita la atención y el pensamiento reflexivo" ha asegurado Joe Forgas, el investigador i psicólogo de la universidad de Nueva Gales del Sur que ha dirigido el estudio publicado en "Australian Science". 

El experto afirma que una persona irritable y desconfiada" puede gestionar situaciones más complicadas que una persona feliz, por la manera en que su cerebro "promueve estrategias de procesamiento de la información". Para llegar a estas conclusiones, el científico pidió a un grupo de voluntarios que miraran diversas películas i pensasen en situaciones positivas o negativas de sus vidas, con el objetivo de manipular su estado de animo y ponerlos de buen o mal humor. Más tarde, les pidió que realizaran una serie de ejercicios, como juzgar la veracidad de mitos urbanos y testificar como testimonios oculares de un suceso. Los malhumorados superaron a los felices ya que cometieron menos errores y comunicaron mejor.

Delante de estos resultados, Forgas añade: "Mientras que el humor positivo parece promover la creatividad, la flexibilidad y la cooperación, el mar humor activa una manera de pensar más atenta y acertada, y hace que la persona preste más atención al mundo externo". El estudio también concluye que las personas que están tristes tienen más capacidad para argumentar sus opiniones por escrito. El científico concluye que "un humor moderadamente negativo puede promover un estilo de comunicación más concreto, más harmonioso y más exitoso".

Las secretarias opinan: los jefes no están a la altura de sus responsabilidades

La encuesta revela que el 59,7% de los empleados contrataría a su actual superior si tuviera una empresa propia en la que necesitara un directivo, pero casi uno de cada cuatro (22%) preferiría arriesgarse a que llegara un nuevo jefe antes de quedarse con el suyo.

Asimismo, tres de cada cuatro secretarias considera a su jefe competente para sus funciones y dos de cada tres afirma sin dudar que la presencia de su superior supone una ayuda útil para su equipo.

El estudio también analiza las impresiones de los jefes a los que se les preguntó previamente qué nota pensaban que les iban a poner sus colaboradores y cómo se veían ellos respecto a los mismos temas que se les preguntaría a sus equipos. El resultado fue que se sobrevaloran en su autoevaluación en un 59% de los casos.

El aspecto peor valorado de los jefes por sus empleados es la ausencia de reconocimiento. Sólo un 43% logra que su jefe, al menos una vez al año, le diga de manera formal que está satisfecho de su trabajo, si bien un 60% de los empleados siente claramente que se valora su labor.

Gestionar correctamente las emociones propias y del equipo es otra asignatura pendiente de los jefes, según el estudio. Así, los trabajadores afirman que el 40% de los jefes genera presión negativa, estrés y agobio, y que el 44% no es capaz de reconocer sus errores o limitaciones. Casi un tercio (30,4%) asegura que su superior no controla sus prontos y se descontrola dando más voces de lo debido.

Además, tan sólo uno de cada tres jefes es reconocido como capaz de cambiar fácilmente de opinión cuando se le argumentan otras alternativas, y sólo la mitad (55%) suele sumar ideas en vez de imponer siempre la suya. Apenas la mitad de los jefes (55%) tolera bien que los demás se equivoquen.

Malos modos

En cuanto al tratamiento que los jefes dan a sus empleados, un 44% reconoce que su jefe suele dirigirse a ellos de malos modos, y sólo la mitad de los colaboradores afirma que su superior dedica tiempo suficiente a su gente (49,7%).

Sobre las decisiones que adoptan los jefes, el 41% de los colaboradores asegura que sus jefes no van directos a los fallos cuando controla el trabajo que han hecho, si bien el 66% los aprovecha para aprender en vez de limitarse a echar la bronca ante el error.

Eso sí, el 78% de los trabajadores reconoce que sus jefes dejan muy claros los objetivos, aunque uno de cada tres percibe "ventas de moto" en vez de decisiones razonables y consecuentes. Por otro lado, los trabajadores aseguran que el 66% de los mandos delega adecuadamente, explicando bien las cosas y dando respaldo.

Cada vez buscamos una formación más tecnica

Silvia Louro. Secretaria realizando prácticas

Tras terminar el ciclo superior de secretariado, Silvia Louro está completando su formación con un período de prácticas en la casa consistorial mazaricana. 

Su intención es la de seguir preparándose con otros estudios y cursos. 

  • La formación profesional está en auge, ¿a qué cree que es debido
    Supongo que se debe a que cada vez buscamos una formación más técnica y enfocada al ámbito profesional. La formación profesional ha evolucionado mucho hacia las verdaderas necesidades de la empresa y ello ha aumentado significativamente la inserción laboral de los que realizan sus ciclos formativos.
  • Pese a ello, el número de jóvenes en paro sigue creciendo.
    Sí, la situación actual es muy negativa y no solo para los jóvenes. Ya no es que resulte difícil buscar trabajo, sino que incluso muchos de los que lo tienen corren el grave riesgo de perderlo. 
  • ¿Y que hace alguien que acaba de finalizar sus estudios? 
    Por supuesto, seguir buscando trabajo por si hay suerte y, sobre todo, seguir formándose para estar lo más preparado posible para cuando la situación laboral mejore. 
  • ¿Qué tal está siendo su experiencia en la administración pública? 
    Pues muy positiva. Una vez se conoce el funcionamiento interno de un ayuntamiento, desde el punto de vista administrativo, te cambia la opinión que tenías formada.

Aplicaciones para el Secretariado. Google Apps.

Google Apps es una herramienta de Google destinada a empresas y recientemente adaptada al sector educativo, cuyo fin principal es poder crear una comunidad (estudiantes, profesorado y personal) que pueda compartir información e ideas con más facilidad.

Permite usar herramientas típicas de Google como el correo, docs, sites, etc. de una forma integrada en grupos, comunidades o instituciones.

Google Apps permite combinar las herramientas y los servicios como cada uno prefiera y personalizarlo con el logotipo, los colores y el contenido del centro. También se puede administrar a los usuarios a través de un panel de control basado en la Web o a través de las API.

Puedes incluir cuentas de correo electrónico con el dominio de tu centro y la ventaja es que todo se aloja en Google, no son necesarias las descargas, ni las instalaciones de hardware o software.

Para comenzar a utilizarlo, hay que seguir unos sencillos pasos:

  1. 1. Registrarse y acceder a tu cuenta
    2. Demostrar la propiedad del dominio
    3. Personalizar Google Apps
    4. Crear cuentas de usuario
    5. Migrar datos y activar el correo electrónico
    6. Implantar Google Apps

Las herramientas que ofrece son:

Comunicación

Gmail: correo electrónico con más de 7 GB de almacenamiento por cuenta personalizada, herramientas de búsqueda en el correo y Chat integrado.

Google Talk: para enviar mensajes instantáneos, realizar llamadas de voz y transferir archivos sin limitaciones respecto al tamaño o al ancho de la banda.

Google Calendar: para poder administrar y compartir eventos, reuniones, horarios, citas, etc.

Google con el secretariado

Colabora y publica:

Google Docs: para crear, compartir documentos y trabajar en grupo sobre ellos. Se guardan online, se puede elegir a las personas con las que se comparten y se puede colaborar en tiempo real sin tener complicaciones con documentos adjuntos.

Google Sites: se puede crear un sitio para compartir cualquier tipo de información con otros usuarios.

Administra tus servicios - este panel es sólo para el gestor de la herramienta contando con:

Panel de control: para administrar el dominio y las cuentas de usuarios online.

API de ampliación: para integrar con otros sistemas.

Ayuda y asistencia: solucionar problemas online y asistencia telefónica.

Se puede obtener más información sobre Google Apps en su canal en Youtube. Los vídeos están en inglés.

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